Markedet for compliance-systemer er stadig umodent. Det har skabt plads til leverandører, som ikke formår at klæde kunderne godt nok på i opstartsfasen. Derfor ender mange systemer med ikke at løse de opgaver, som de var tiltænkt. Ja, mange bliver faktisk aldrig reelt taget i brug.
– Mange virksomheder oplever at blive efterladt på perronen, når kontrakten er underskrevet, og onboarding-perioden er udløbet. I de fleste tilfælde bliver der simpelthen ikke brugt nok tid på at holde virksomhederne i hånden for at sikre, at systemet bliver en succes, siger Christian Møller, Head of Customer Relations hos Wired Relations. Han fortsætter:
– Det er ødelæggende for en organisation at ende i et tomrum, hvor man betaler for et system, som de compliance-ansvarlige ikke er blevet tilstrækkeligt oplært i. Når du skal lære et nyt system at kende, skal der være en gennemskuelig proces, der giver de compliance-ansvarlige ro i maven, så de kan udføre arbejdet på egen hånd uden dyre konsulenter.
Christian Møller fremhæver tre krav, som du bør stille til din leverandør for at opnå den bedste onboarding-oplevelse i dit nye GRC-system:
1. Bliv bevidst om jeres mål
Den første del af opstartsfasen skal altid fokusere på virksomhedens mål. Compliance er et bredt område, og derfor skal de prioriteres. I opstartsfasen er der behov for en styret samtale om, hvor I skal starte, og hvor I skal ende.
– Det er vigtigt at afstemme, hvilke mål, der er vigtigst for jer. Vi ved, at der i fremtiden vil komme øgede krav for compliance på alle områder, og det kan virke meget uoverskueligt. Men hvis I kan prioritere jeres hovedfokus, er I allerede halvt i mål, siger Christian Møller.
At skabe klarhed om virksomhedens målsætninger er afgørende for planlægningen af onboardingen og forståelsen for virksomhedens situation. Du kan med fordel kræve, at din leverandør faciliterer denne samtale og designer opstartsfasen derefter.
2. Fordel ansvaret
Onboarding i et GRC-system handler ikke om at samle nogle få mennesker i et rum og sætte flueben på en foruddefineret liste. Det er en proces, der involverer organisationen – en samarbejdsøvelse, hvor ansvaret og opgaverne skal fordeles og kommunikeres behørigt.
I mange onboarding-processer udvælger virksomheden én person som tovholder, der skal sørge for at al viden overleveres. Ifølge Christian Møller bliver den tilgang sjældent en succes, fordi der hviler alt for meget ansvar på én person.
– Opstartsfasen i et GRC-system er ikke det samme som implementering af et nyt lager- eller lønsystem. Det er vigtigt at involvere sine compliance-nøglepersoner på tværs af afdelinger og kommunikere, at de skal engagere sig i det nye system. Det handler ikke kun om at lære at bruge et nyt system, men også om at tilskynde til at være nysgerrig, forstå processerne bag og stille spørgsmål, siger Christian Møller.
Hvis leverandøren ikke selv lægger op til det, bør du stille krav om, at onboardingen decentraliseres og inddrager alle relevante medarbejdere. Husk også at kommunikere til dine kolleger, at du kommer til at trække på deres perspektiver og ekspertise i onboarding-perioden og i tiden efter.
3. Få adgang til systemet tidligt – og undgå konsulenter
Mange GRC-systemer er sat op med hjælp fra en konsulent sammen med en lille styregruppe. Organisationen har sjældent adgang til systemet fra start, og det er en stor fejl, mener Christian Møller.
– Alt for få onboarding-processer giver adgang til systemet fra start. Mange venter for længe af frygt for, at virksomheden ikke har den rette indsigt og derfor vil blive skræmt væk, siger Christian Møller.
Når din organisation skal i gang med at lære det nye system at kende, er det afgørende at få hurtig adgang. Men det kræver, at du vælger et brugervenligt GRC-system fra start. Et system, som de ansvarlige medarbejdere selv kan finde rundt i – uden dyre konsulenter. Det forbedrer ikke kun virksomhedens compliance, men også systemets forankring, effektivitet og robusthed.
Nu er det din tur!
Klare mål, decentralisering og brugervenlighed er nøglen til den trygge start på et GRC-system. Ved at stå fast på disse krav kan din organisation sikre en effektiv start i systemet, som skaber værdi – også når konsulenterne er gået ud ad døren.
Læs vores e-bog, og bliv klogere på, hvordan du vælger det bedste GRC-system for dig.
Faktaboks: Onboarding hos Wired Relations
Hos Wired Relations ønsker vi at skabe den bedste onboarding-oplevelse for vores kunder. Opstartsprocessen hos Wired Relations består typisk af fem møder. Her kommer vi bl.a. frem til, hvad kundens mål er, og hvordan platformen kan hjælpe med at opnå dem. I løbet af hele processen vil alle involverede medarbejdere have adgang til platformen, og kundens kontakt i onboarding-processen følger kunden efterfølgende. Kunden vil også modtage integrationsguides og workflow-skabeloner til inspiration. Wired Relations’ medarbejdere kan altid kontaktes via chat, telefon eller email.
