I moderne organisationer er effektiv styring af governance, risk management og compliance (GRC) afgørende for at sikre, at I overholder regler og standarder. Det stod især klart ved indførelsen af GDPR i 2018, hvor mange virksomheder kastede sig ud i at designe deres egne processer i komplekse GDPR eller ISMS systemer, som de færreste har lært at bruge.
Men tiderne er skiftet.
I dag har myndigheder og virksomheder udviklet best practices, som nye og mere komplette GRC-systemer kan sætte på formel. Overblikket, strukturen og forankringen, som GRC-systemer skaber, øger effektiviteten i compliance-arbejdet. Derfor overvejer mange organisationer at finde et tidssvarende GRC-system, der kan guide dem problemfrit igennem junglen af reguleringer.
– Mange virksomheder, der overvejer at skifte compliance-system, spørger ind til, hvor meget tid de skal bruge på at vedligeholde det nye system. Her er mit svar altid, at du bør sigte efter et system, som kræver minimalt vedligehold. Systemet skal ikke passivt afvente, at du vedligeholder det. Det skal hjælpe dig og fortælle dig, hvordan du skal gøre det, siger Gilli Haraldsen, Co-founder og CCO hos Wired Relations. Han fortsætter:
– Ved at udskifte de gamle platforme med GRC-systemer baseret på best practice kan du se frem til en tidsbesparelse på minimum 40 procent, fordi det er langt mere brugervenligt, og ejerskabet bliver lettere forankret i organisationen.
Valget af det rigtige GRC-system er en vigtig beslutning, der kræver omhyggelig overvejelse. For hvordan sikrer du, at systemet kan skabe værdi for hele din organisation?
Her er tre afgørende faktorer at tænke over, før du skifter til et nyt GRC-system:
1. Prøv det af på egen hånd
En af de primære overvejelser ved valg af et nyt GRC-system er dets brugervenlighed. Systemet skal være intuitivt og nemt at anvende. En brugervenlig grænseflade og en letforståelig struktur øger chancerne for en vellykket implementering.
– En tommelfingerregel er, at systemet har god chance for succes, hvis compliance-ansvarlige i din organisation helt intuitivt forstår systemet uden forudgående træning, siger Gilli Haraldsen.
Det er nemt at teste. Prik en compliance-ansvarlig på skulderen og bed vedkommende bruge en time på at navigere rundt i en gratis-udgave af systemet. Tal derefter om erfaringerne og vurdér, om systemet er rigtigt for jer.
2. Undersøg om systemet kan forankres i hele organisationen
Et GRC-system bør ikke kun være et redskab for compliance-specialister. For at skabe reel værdi skal det forankres i hele organisationen. Det er derfor afgørende at overveje, hvorvidt løsningen giver mulighed for involvering af flere forskellige funktioner og ansvarsområder.
– Alle i organisationen, der arbejder med leverandører, arbejdsprocesser og systemer, skal kunne bruge systemet effektivt. Hvis de kan det, øger du chancen for, at systemet bliver forankret i organisationen og leverer tilstrækkelig værdi til virksomheden. De bedste GRC-systemer er dem, der formår at aktivere flest brugere i relevante compliance opgaver, siger Gilli Haraldsen.
Systemets forankring kan måles på antallet af aktive brugere på platformen. Jo flere aktive brugere, des bedre forankring. Tag et kig på, hvor mange brugere, der faktisk benytter dit nuværende system, og vurdér, om andelen kan øges med en platform, hvis kernefunktion er forankring.
3. Analysér risici og modenhed
Når du overvejer at skifte til et nyt GRC-system, er det vigtigt at vurdere, om platformen har potentiale til at modne dine compliance-processer. Det handler ikke blot om teknologisk modenhed, men i højere grad om at leve op til best practice og tilpasse sig ændringer i virksomheden - og i det regulative landskab.
– Ofte akkumuleres meget viden hos den enkelte compliance-ansvarlige, og hvis vedkommende skifter job, står virksomheden pludselig i en kattepine. Samtidig hænger compliance-eksperter ikke på træerne, og dem, der gør, nyder ikke at rydde op i gamle systemer og strukturer, som de ikke forstår. Derfor er det afgørende at undgå at blive fanget i systemer, der er personafhængige eller svære at tilgå, siger Gilli Haraldsen.
Tænk på, om det nye system modner din virksomheds tilgang til compliance og mindsker afhængigheden af enkeltpersoner. Lav eventuelt en risikoanalyse af brugen af systemet, og brug den til at træffe din endelige beslutning.
Det endelige valg
I sidste ende er valget af det rigtige GRC-system afgørende for at sikre, at jeres governance, risk management og compliance-processer er effektive. Ved at fokusere på brugervenlighed, forankring i organisationen og at øge organisationens modenhed kan du træffe en informeret beslutning, der bedst muligt støtter din virksomheds behov og succes.
Læs vores e-bog, og bliv klogere på, hvordan du vælger det bedste GRC-system for dig.
