Compliance-ansvarlige er stævnet ud i et stort åbent hav, hvor der er langt mellem klare pejlemærker. Den hastige udvikling – både i teknologien og lovgivningen – betyder, at flere organisationer har været nødt til at skræddersy deres egne compliance-processer og styre dem i hjemmestrikkede løsninger og komplekse systemer.
Det har skabt et betydeligt arbejdspres for mange compliance-ansvarlige. Følelsen af afmagt over både teknologien og de regulatoriske krav er tydelige – og mange føler, at de mister kontrollen over organisationens håndtering af data- og it-sikkerhed.
Fleksibilitetens forbandelse
En væsentlig udfordring ved mange GRC-systemer på markedet i dag er, at de kommer ukonfigurerede ud af boksen. Der er ingen best practice bygget ind i platformen, så alle processer skal opbygges fra bunden.
I teorien burde det betyde ubegrænset fleksibilitet. Men realiteten er, at både implementering og drift af GRC-platformen bliver langt mere krævende og kompleks, end den burde være. Det svarer til at navigere efter sol, måne og stjerner på det åbne hav – i stedet for at bruge GPS’en.
Konsekvensen af denne kompleksitet er, at platformen ikke formår at strukturere og forbinde de forretningskritiske compliance-opgaver på en nem og intuitiv måde. Når systemet er i drift, ligger den vigtige viden om platformens opbygning ofte på personniveau, og derfor kan selv mindre justeringer kræve konsulenthjælp i månedsvis.
Alle disse faktorer ender til sammen med at skabe usikkerhed. Det, der skulle være en hjælp og en genvej til enkelhed og overblik, bliver det modsatte. Et system-monster, hvor den compliance-ansvarlige er alt andet end tryg ved processerne.
Det var den dårlige nyhed. Men her kommer den gode.
For der er rent faktisk flere måder, hvor du som compliance-ansvarlig kan skabe klarhed over din governance, risiko og compliance og reducere arbejdspresset.
Her giver vi dig tre effektive løsninger, der kan hjælpe dig med at mindske kompleksiteten:
1. Implementér best practice
Data- og IT-sikkerhedscompliance er svært og uoverskueligt nok i sig selv. Derfor er der behov for faste processer og mekanismer, der sikrer, at arbejdet bliver gjort på den rigtige måde. Så nemt som muligt.
Tidligere har det været op til den enkelte organisation at definere og opsætte processer og workflows. Med blandet succes. I de tidlige GDPR-dage, hvor der endnu ikke var meget fælles erfaring, var det eksempelvis nødvendigt, at hver organisation gav deres eget bud på, hvordan reglerne skulle fortolkes. Men i dag er mange processer standardiserede og bør anses som ”best practice”.
Det betyder, at der er faste opskrifter for de mest optimale processer inden for compliance. Ved at implementere en GRC-platform med indbygget best practice i alt fra leverandørstyring til risikovurderinger kan du opnå bedre kontrol og mindske følelsen af at være overvældet af opgaver.
2. Lav et compliance-årshjul
Årshjulet er et afgørende værktøj til at fordele ressourcer og planlægge arbejdet. Et struktureret overblik for året kan hjælpe med at omdanne isolerede compliance-projekter til en sammenhængende plan, der sikrer en balanceret fordeling af arbejdsbyrden over hele året.
I stedet for at blive overvældet af den årlige gennemgang af risikovurderinger eller fanget i en intens periode med leverandørstyring skaber et godt struktureret årshjul mulighed for at sprede opgaverne ud og sikre, at de falder på tider, hvor ressourcerne er til rådighed.
Du kan læse mere om, hvordan du laver et compliance-årshjul her.
3. Luk videnshullet
I årtier har organisationer arbejdet på at fremme samarbejdet på tværs af afdelinger og undgå silotænkning. Det kan være nemt nok med mindre organisationer, men meget udfordrende i store organisationer med hundreder eller tusinder af medarbejdere. Derfor er videnshullet mellem compliance-funktionen og resten af forretningen ofte afgrundsdybt.
De første svømmetag mod at lukke videnshullet kan du tage ved at implementere et task management-modul med workflows og opgaver, som giver dig konkrete, brugbare svar fra organisationens andre afdelinger. Når alle afdelinger er forbundet via en brugervenlig digital platform, kan informationen flyde frit til compliance-afdelingen. Og som compliance-ansvarlig reducerer du arbejdspresset betydeligt. Måske bliver det ligefrem sjovere at gå på arbejde?
Tag kontrollen tilbage
Med ovenstående tre løsninger kan du ikke blot reducere arbejdspresset, men også styrke din organisations compliance-struktur. Husk på, at i en tid, hvor compliance-systemer først og fremmest skal være robuste, er det vigtigt at være proaktiv og sikre struktur og overblik.
For overblik er lig med ro i maven.
Som compliance-ansvarlig er du en del af løsningen. Ved at tage proaktive skridt for at gøre tingene simplere og mere intuitive tager du også kontrollen tilbage. Du drukner ikke i kompleksitetens stormfulde hav – du trives i det.
Hos Wired Relations ønsker vi at styrke dine compliance-processer og eliminere manuelt arbejde. Men vi har endnu mere, du skal se.
Læs vores e-bog, og bliv klogere på fremtidens GRC-løsning.
