.jpeg)
Første skridt: Skabe overblik gennem dialog
Arbejdet startede med at besøge alle afdelinger i virksomheden for at indsamle information. Der blev brugt et simpelt skema, hvor afdelingerne blev bedt om at dokumentere:
- Hvilke data de håndterede.
- Hvordan dataene blev brugt.
- Hvor dataene blev gemt.
Processen tog omkring et år og gav et grundlæggende overblik over virksomhedens databehandling. Det førte til en omfattende samling af Excel-ark, Word-dokumenter og kalenderaftaler til opfølgning og kontrol.
Udfordringer med manuelle processer
Selvom det grundlæggende overblik var på plads, var det tydeligt, at afhængigheden af manuelle løsninger skabte udfordringer. Al dokumentation lå hos den ansvarlige person, hvilket gjorde organisationen sårbar:
"Hvis jeg blev ramt af en bus, ville der være stor risiko for, at informationer fra mine selvudviklede, inaktive dokumenter ikke ville blive forstået korrekt eller helt misset."
Behovet for en systembaseret løsning
For at reducere afhængigheden af individuelle løsninger og sikre bedre tilgængelighed begyndte LOGSTOR at undersøge systemer, der kunne understøtte GDPR-arbejdet. Det var vigtigt at finde en løsning, der var:
- Nem at bruge for hele organisationen.
- Overskuelig og enkel uden unødvendige funktioner.
Valget faldt på Wired Relations, som blev beskrevet som et simpelt og intuitivt system:
"Det er et simpelt system – det skal ikke lyde negativt. Men det er nemt for folk at gå til."
Implementeringen af Wired Relations
Med Wired Relations blev det muligt at:
- Erstatte de manuelle Excel-ark med en mere tilgængelig platform.
- Automatisere en række processer for at spare tid og sikre ensartethed.
- Dele ansvaret for GDPR-arbejdet på tværs af organisationen.
Dette har gjort det lettere for afdelingerne at arbejde med GDPR som en naturlig del af deres daglige opgaver.
En kulturændring i organisationen
Implementeringen af GDPR-processer har haft en positiv effekt på LOGSTOR. Medarbejderne er blevet mere opmærksomme på, hvordan de behandler persondata. Og det har givet anledning til en generel oprydning i virksomheden:
"Til at starte med bidrog det til en super god oprydning. Vi bestilte en kæmpestor container, hvor folk smed alt muligt ud. Og den blev fyldt på 0,5."
Resultatet: Et struktureret GDPR-setup
LOGSTOR har nu et system, der gør det muligt at trække rapporter og dokumentation og sikre compliance på tværs af virksomhedens 16 juridiske enheder i 12 lande. Group Structure-funktionen i Wired Relations har spillet en vigtig rolle i at skabe overblik og styr på dataflytning mellem juridiske enheder:
"Vi bliver nødt til at have styr på vores inter-company-aftaler. Jeg sidder og behandler meget data for eksempelvis Italien og Polen."
Et godt råd til andre: Start småt og søg sparring
Arbejdet med GDPR har også givet værdifulde erfaringer, der kan deles med andre:
"Det der med at starte et sted og komme i gang, var den bedste beslutning. Det kan være en god idé at deltage i netværk for at få inspiration og sparring fra andre virksomheder. Når man sidder alene, så er der ting, man ikke opdager. Der dukker jo mange helt lavpraktiske spørgsmål op: Hvordan rydder I op i mailboksen? Hvilken E-learning har I brugt?"
Har du brug for at blive inspireret i dit GDPR-arbejde?
Så er du velkommen til at tilmelde dig vores newsletter "Sustainable Compliance", hvor vi løbende deler relevante artikler, cases og webinarer-invitationer omkring GDPR.
.jpg)
