Techcollege, en af landets største uddannelsesinstitutioner, har en bred vifte af uddannelsestilbud med 32 forskellige EUD-uddannelser, et gymnasium og diverse efteruddannelsesprogrammer. Det kræver en betydelig indsats at holde styr på en organisation med så mange forskellige aktiviteter og fagområder.
“Der sker mange ting samtidig på Techcollege. Vores uddannelser er meget forskellige og drives på forskellige måder med høj grad af metodefrihed. Derudover har vi også en række forskellige projekter og afdelinger, herunder et autoværksted, en bager, en tandtekniker samt andre faciliteter. Dette medfører en række komplekse udfordringer, især når det kommer til overholdelse af GDPR og compliance. Det er en spændende opgave at sikre ensretning og koordinering på tværs af institutionen,” siger Morten Rise, GDPR-koordinator på Techcollege.
Siden 2020 har Morten Rise haft ansvaret for, at Techcollege lever op til GDPR-lovgivningen og har løbende assisteret skolens medarbejdere i samme proces. For at få overblik og struktur i arbejdet anvender han dagligt platformen Wired Relations.
“Wired Relations er meget brugervenligt. Platformen guider dig gennem processen med klare hjælpetekster, og den er let at navigere i. Hvis man støder på udfordringer, er der desuden altid mulighed for at få support uden ekstra omkostninger,” forklarer han.
Fra Excel-kaos til systematisk overblik
For Morten Rise har Wired Relations primært gjort to ting muligt: Det har sparet tid og gjort det lettere at involvere flere medarbejdere i arbejdet med databeskyttelse og compliance.
“Tidligere arbejdede jeg i et kæmpe Excel-ark, og når jeg præsenterede det til kollegerne, var det tydeligt, at det ikke var en løsning, der vakte stor begejstring. Folk så trætte ud bare ved tanken om at skulle indtaste oplysninger i et kæmpestort regneark,” fortæller Morten.
Med Wired Relations er medarbejderne nu selv med til at oprette og vedligeholde oplysninger om de forskellige systemer og leverandører. Det har ifølge Morten Rise været en stor hjælp i forhold til at skabe et bedre overblik over institutionens databehandleraftaler og leverandørforhold.
En anden fordel ved at gå væk fra Excel er, at opgaverne nu bliver ved med at være synlige, indtil de er løst. I Wired Relations forsvinder opgaverne ikke, før de er færdiggjort, og man kan nemt delegere opgaver til medarbejderne med tilhørende noter og kontekst.
“Implementeringen af nye IT-systemer kan ofte være udfordrende, men med Wired Relations har det været en overraskende glidende proces,” tilføjer han.
Mere end blot compliance
Databeskyttelse er sjældent noget, medarbejdere aktivt ønsker at involvere sig i. Men på Techcollege har Morten Rise oplevet, at kollegerne nu selv henvender sig for at få adgang til Wired Relations.
“Vores projektgrupper bruger systemet til at håndtere personoplysninger i deres projekter, men de har også opdaget, at Wired Relations giver et godt overblik over deres projekter som helhed. De ser det som et værktøj, der hjælper dem med at holde styr på flere aspekter af deres arbejde,” forklarer Morten Rise.
Arbejdet med GDPR på Techcollege er en løbende proces, hvor kortlægningen af systemer, leverandører og behandlingsaktiviteter fortsætter. Morten Rise ser dog et klart mål for øje:
“Det ville være fantastisk, hvis vi om nogle år kan sige med sikkerhed, at vi har fuldstændigt overblik over alle vores systemer, og at alle behandlingsaktiviteter er beskrevet og dokumenteret.”
Vil du selv prøve, om Wired Relations er lige så nemt at bruge som Morten Rise beskriver? Opret en gratis konto nu og find ud af det.
