Regnearket var sandet til
Da Thomas Holmslykke Degn fik adgang til Wired Relations, hentede han hele sin “gamle” artikel 30 fortegnelse fra Excel ind i Wired Relations.
“Det tager noget tid,” som han siger.
Da HR gennemgik de behandlingsaktiviteter, som de var ansvarlige for, endte de med at skrotte langt det meste. Der var kommet nye processer og nye leverandører til.
Alligevel er Thomas glad for, at han gjorde det. Alene det at flytte fra Excel til et bedre overblik i Wired Relations gjorde, at Toms Group lige pludselig fik et overblik, de kunne bruge til at komme videre med.
“Det er operationelt, og det havde ikke været operationelt, hvis jeg var fortsat i Excel,” siger han.
Alle med en sød tand kender Toms Group for deres Guldbarrer og Chokolade-skildpadder. Thomas Holmslykke Degn er egentlig SAP konsulent, men efter en række kurser og en masse praktisk erfaring, har han nu også fået ansvaret for Toms Groups GDPR-compliance.
Genfunden opgave
Netop databeskyttelse er lidt en “genfunden opgave,” som Thomas Holmslykke Degn formulerer det. Toms Group gennemførte i 2018 et stort compliance-projekt med brug af Excel-ark og Word-dokumenter.
Efter nogle år var de store regneark efterhånden sandet til i forældede oplysninger og mangel på overblik.
"Det er simpliciteten i jeres system, der gør det rigtigt godt. I bund og grund, kunne jeg jo trække alt det, jeg nu har puttet ind i jeres system ud og have i Word-dokumenter. Og hvorfor gjorde jeg ikke det i første omgang? Jo, det var fordi, jeg ikke havde overblikket," siger Thomas Holmslykke Degn.
Han påtog sig compliance-opgaven, kiggede på forskellige systemer og valgte - efter lidt omveje - Wired Relations. Om valget af system siger han:
"Jeg har været i kontakt med flere virksomheder, og Wired Relations var på den forholdsvis korte liste af dem, jeg synes var spændende. Jeg havde lidt problemer med vores daværende leverandør, så jeg testede Wired Relations. Første test var at tage en procesbeskrivelse, lægge den ind og se, om jeg var tilfreds med den. På 20 minutter havde jeg noget, der kunne bruges."
Den enkelhed og indbyggede best practices var det, Thomas Holmslykke Degn havde behov for.
{{factbox-dark}}
Overblik giver mulighed for nye opgaver
Siden har han knoklet med at få styr på Toms Groups behandlingsaktiviteter og årshjul. Det har givet ham et overblik og en sammenhæng i compliance-oplysningerne, som han ikke havde før.
“Der er en masse ting, der er meget meget nemmere, hvis man faktisk har et årsjjul, der kører rundt. Hver gang jeg får løst et problem, og får opgaver ind i årshjulet, så åbner det jo så for at tage nye ting ind,” siger Thomas Holmslykke Degn.
Det har også givet overskud til - med de samme ressourcer som tidligere - at forbedre en række compliance-områder, som tidligere har været nedprioriteret.
Det gælder blandt andet DPIA’er, som Thomas Holmslykke Degn vil sikre bliver en fast del af organisationens opgaver.
Derudover vil han have fokus på awareness, hvor han bruger den britiske virksomhed MetaCompliance. Det er de nemlig rigtigt dygtige til.
Og det er en pointe. Thomas Holmslykke Degn ønsker, at hans leverandører skal gøre det, som de er bedst til.
"Jeg hader folk, der insisterer på, at man skal lave på bundlede ydelser. Jeg var ikke interesseret i, at leverandører af systemer synes, at de også skal levere juridisk bistand. Jeg har ikke noget imod at købe juridisk bistand. Jeg vil bare gerne købe det der, hvor jeg synes, det skal købes," siger han.
Derfor leverer Wired Relations et GRC system, MetaCompliance leverer awareness, og juridiske konsulenter leverer juridiske ydelser.
Hvis du vil se, hvordan Wired Relations kan give struktur og overblik i dit databeskyttelses-program, så book en demo.
